Gestión de Documentos y Versiones

 

 

ERITRIUM incorpora una gestión documental que permite el almacenamiento, organización y distribución de todo tipo de documentos digitales.  El objeto documento incorpora una gestión de versiones de forma que es posible almacenar cada una de las versiones por las que el documento ha ido pasando y conservar su histórico.

 

El sistema permite la creación de una estructura de carpetas donde guardar dichos documentos.

 

Para acceder a los documentos almacenados en el sistema, consultar en el árbol de opciones las secciones:

 

 

Existen las siguientes opciones para crear documentos:

 

oEn la ventana principal, en el menú "Crear >Mas > Nuevo Documento".

oDesde la ficha de cualquier objeto de negocio (cliente, contrato, factura, incidencia) en la parte inferior de su ventana de gestión, en la pestaña "Documentos" seleccionaremos "Añadir". De esta forma se crea un nuevo documento pero queda vinculado al objeto de negocio desde el cual se creó.

 

 

La siguiente imagen muestra un ejemplo de documento:

 

 

 

Se puede apreciar que este documento tiene registradas tres versiones, mostrando para cada una sus características y fecha de carga.

 

para añadir una nueva versión, iremos a la pestaña inferior "Versiones" y seleccionaremos la opción "Nuevo". El sistema nos muestra la ventana de carga de nuevo archivo:

 

 

 

Seleccionamos el nuevo dichero que queremos adjuntar como la última versión, el sistema nos propone cual debe de ser el siguiente número de versión, aunque para aquellas instalaciones mas complejas es posible ajustarla de forma manual en función de los criterios de versionado que se definan. Finalmente pulsaremos "Siguiente" y el sistema almacena la nueva versión del documento en el servidor.

 

El formulario mostrado en la anterior figura solo es accesible por el dueño del documento o por el administrador del sistema. El resto de los usuarios, cuando acceden al documento obtienen la siguiente vista:

 

 

Para acceder al documento (la última versión registrada) pulsaremos "Abrir". Pulsando el botón "Compartir" obtendremos el enlace que podremos enviar por email, whatsapp, etc... cualquier persona externa a nuestra organización para que pueda acceder a su descarga.

 

El sistema permite restringir el acceso al documento de forma que solo ciertas personas o los usuarios de ciertos grupos puedan acceder a él. Para configurar los permisos de acceso al documento, desde la ventana de gestión del documento, iremos a la pestaña superior "Permisos" como se muestra en la siguiente figura:

 

 

En este formulario, seleccionaremos los usuarios o los grupos de usuarios que pueden acceder al documento. Cualquier otro usuario no podrá acceder. Si se desea que todos los usuario accedan al documento, esta sección del formulario deberá dejarse en blanco.