Órdenes de Servicio

 

Las órdenes de servicio son documentos que gestionan el conjunto de acciones a realizar sobre las instalaciones de un cliente, sobre un elemento de la base instalada, etc...

Las órdenes de servicio pueden crearse en el sistema vinculadas a Contratos de Mantenimiento o pueden crearse bajo solicitud de un tercero sin existir previamente un contrato.

ERITRIUM gestiona los siguientes tipos de órdenes de servicio:

Instalación	Esté documento está concebido para coordinar las acciones de instalación de un equipo de cualquier tipo en un lugar concreto.
Mantenimiento	Las órdenes de mantenimiento están diseñadas para coordinar las labores de mantenimiento, tanto planificado como eventual, requeridos por un cliente.
Reparación	Órdenes orientadas a la gestión de los trabajos a realizar en una reparación, gestionando los equipos reparados, sustituidos,etc...
Actualización	Este tipo de solicitudes se encaminan a coordinar las acciones referentes a la actualización de equipos existentes en la base instalada.
Des instalación	Orden orientada a coordinar la des instalación de equipos y generalmente su vuelta a almacén
Transporte	Ordenes de solicitud de transporte, asignación de vehículo, conductor, recogida y depósito de mercancías, etc...

Para acceder a las órdenes de servicio previamente han de activarse en el menú superior "Administración > Activación de Módulos > Órdenes de Servicio"

Las órdenes de servicio se encuentran en el menú del árbol de opciones "Mantenimiento y Reparación > Órdenes de Servicio".

Si hacemos click en alguna de ellas el sistema nos muestra el formulario de gestión de la orden:

Los datos que se gestionan en este formulario son:

DATOS GENERALES
Código	Código de la orden de servicio
Estado	Estado en el que se encuentra la orden
Cliente	Cliente que solicitó los servicios
Tipo	Tipo de orden
Sub tipo	Sub tipo de orden de servicio definida por el usuario en la opción del menú superior "Administración > Configuración > Configuración > Ordenes de Servicio > Tipos"
Resumen	Descripción de la orden de servicio
Dueño	El usuario que gestiona la orden, (supervisor)
Asignado a	Persona a la cual se asigna la orden de servicio
Equipo de Trabajo	Si se ha activado la gestión de equipos se define el equipo que se encargará de la realización de los trabajos. Todos los usuarios de la orden pueden acceder a la misma.
Inicio Planificado	Fecha planificada para el inicio de los trabajos
Punto de Mantenimiento	Lugar físico del cliente donde se realizarán los trabajos
Equipo	Equipo instalado en el cliente sobre el que se realizarán los trabajos
Orden de Venta	Orden de venta que desencadena la orden de servicio
Ticket	Ticket de incidencia que desencadena la orden de servicio
Centro de Coste	Centro de coste sobre el que aplica esta orden de servicio
Trabajo solicitado	Descripción detallada de los trabajos a realizar
Plan de Trabajo	Plan de trabajo para la orden de servicio, solo visible cuando la orden se encuentra en diseño. Cuando es activada, el sistema crea las tareas a realizar en función del plan y se las asigna al empleado o empleados involucrados
Firma	En el caso de que el cliente haya firmado la orden de servicio para autorizarla mediante la app móvil.
TRABAJO REALIZADO
Problema y causa	Valores definidos por el usuario y que se muestran solo si la orden de servicio es de tipo "Reparación"
Tiempo empleado	Tiempo total empleado medido por la app móvil
Conclusión	Conclusión de los trabajos realizados definida por el usuario
Descripción adicional	Información relevante a los trabajos realizados
MAS
Plan de trabajo	Lista de acciones generadas con base al plan de trabajo definido
Materiales	Lista de materiales planificados, unidades planificadas, unidades recogidas de almacén, unidades consumidas y unidades devueltas a almacén tras los trabajos
Gastos	Lista de gastos adicionales reportados
Partes de Trabajo	Lista de partes de trabajo generados
Adjuntos	Muestra las fotografías y otros documentos que se han tomado mediante la app móvil del lugar de los trabajos y se han cargado en el sistema

Crear Nueva Orden de Servicio

Para crear una orden de servicio accedemos a la opción del menú superior "Crear > Mantenimiento y Reparación > Orden de Servicio" el sistema nos preguntará el tipo de orden de servicio que queremos crear, después nos mostrará el formulario de alta de nueva orden que variará en función del tipo de orden previamente seleccionado

Los datos a introducir son:

Subtipo	Subtipo de orden previamente definido por el usuario (solo para mantenimiento y reparación)
Cliente	Cliente para el que se crea la orden de servicio
Asunto	Pequeña descripción de los trabajos a realizar
Centro de Coste	Centro de coste al que se imputa la orden
Fecha Planificada	Fecha estimada de inicio de los trabajos
Equipo	Para poder crear una orden de servicio de mantenimiento, es preciso seleccionar un equipo sobre el que actuar. Si se trata de una intalación entonces deberá de existir al menos un equipo en almacén que será el que se instalará en el cliente. Si se trata de un mantenimiento, el cliente seleccionado debe de tener previamente algún equipo asignado, sobre el que se realizarán las operaciones de mantenimiento. En el caso de ser una instalación, el equipo quedará asignado al cliente al finalizar la orden de servicio. En el caso de ser una desinstalación, el equipo será reasignado al almacén al finalizar la orden de servicio.

Plan de Trabajo

Para poder utilizar los planes de trabajo, previamente ha de activarse la opción del menú superior "Administración > Configuración > Órdenes de Servicio > Parámetros > Forzar Planes de Acción"

Cuando esta opción se activa, el sistema obliga a la definición de un plan de acción con al menos una tarea antes de pasar la orden de servicio a estado "Activada"

Planes de Trabajo durante el Diseño

Mientras se está creando la orden de servicio, en la parte superior del formulario se muestra el plan de trabajos planificado, es decir, la lista de tareas que se tendrán que realizar. Estamos en fase de planificación. La siguiente figura muestra un ejemplo de plan de trabajo planificado:

Los datos que se gestionan son:

Orden	Orden en el que se tiene que ejecutar cada tarea planificada
Acción	Código de acción a realizar de entre las definidas por el usuario
Resumen	Descripción corta del trabajo a realizar
Descripción	Descripción larga del trabajo a realizar
Duración Estimada	Duración estimada del trabajo a realizar
Precio	Precio estimado del trabajo a realizar

Planes de Trabajo durante la Ejecución - Tareas

Cuando la orden de servicio se pasa a estado "Activada", esta pestaña desaparece y el sistema crea en su lugar la lista de tareas que corresponde a la lista de tareas definida y se asignan todas al usuario especificado en el campo "Asignado a" de la pestaña principal de la orden.

Posteriormente las tareas se pueden reasignar a distintos usuarios. Estas tareas se muestran en la parte inferior de la ventana de orden de servicio "Plan de Trabajo".

El sistema está diseñado para que el seguimiento y ejecución de las tareas mediante la app móvil